Как сэкономить на IT-инфраструктуре учебного центра с облачными технологиями

Облачные технологии кардинально меняют подход к организации IT-инфраструктуры учебных центров. Вместо дорогостоящих серверов, сложного обслуживания и постоянных затрат на обновления можно использовать более гибкие и экономичные решения. Многие центры уже снизили расходы на оборудование, лицензии и поддержку, но немногие знают, как сделать это правильно, не потеряв в качестве работы. Какие сервисы действительно помогают экономить, а какие могут привести к лишним тратам? Где граница между удобством и рисками, которые несет переход в облако? Разберемся, как выбрать оптимальные решения, чтобы сократить затраты без ущерба для учебного процесса.

Основные затраты на IT-инфраструктуру учебного центра

Учебный центр использует различные IT-решения для ведения документооборота, учета студентов, работы преподавателей. Поддержка этих систем требует значительных вложений.

• Серверное оборудование. Для хранения базы данных, организации локальной сети, работы корпоративных систем необходим сервер. Его стоимость начинается от 100 000 рублей, а обслуживание обходится минимум в 20 000 рублей ежегодно.
• Программное обеспечение. Операционные системы, офисные программы, CRM, антивирусы требуют лицензий. Например, базовая лицензия Microsoft Office стоит от 12 000 рублей на одного пользователя.
• ИТ-поддержка. Настройка серверов, устранение сбоев, управление сетями требует специалистов. Средняя зарплата системного администратора составляет 50 000 рублей в месяц.
• Резервное копирование. Данные необходимо защищать от сбоев, вирусов, утечек. Организация системы бэкапов требует дополнительного серверного пространства, что увеличивает расходы.

Такие вложения могут стать неподъемными для небольшого учебного центра. Использование облачных решений позволяет сократить эти затраты.

Как облачные технологии помогают экономить

Отказ от локальных серверов и программ, переход на аренду облачных мощностей позволяет учебному центру существенно снизить затраты.

• Не требуется покупка серверов. Данные хранятся на серверах провайдера, что исключает расходы на их покупку, модернизацию, обслуживание.
• Гибкость оплаты. Учебные центры могут оплачивать только реально используемые мощности, а не переплачивать за избыточные ресурсы.
• Автоматические обновления. Провайдеры SaaS сервисов поддерживают актуальность ПО, что снижает затраты на администрирование.
• Удаленный доступ. Преподаватели и сотрудники могут работать с любой точки, что упрощает организацию дистанционного обучения.

Оптимизация затрат возможна за счет грамотного выбора сервисов.

Какие облачные решения использовать

Выбор облачных решений зависит от задач учебного центра. Оптимальный вариант — комплексное внедрение  сервисов для управления клиентами, документооборота, обучения.

• CRM и LMS. Используются для автоматизации работы с клиентами, учета платежей, планирования занятий. Мегаплан позволяет вести учет студентов, автоматизировать коммуникации, контролировать оплату курсов.
• Облачное хранилище данных. Позволяет хранить учебные материалы, презентации, файлы преподавателей с доступом из любого места. Яндекс.Диск, Облако Mail.ru — удобными инструментами для совместной работы.
• Виртуальные рабочие столы. Позволяют запускать профессиональные программы без установки на конкретные компьютеры. МойОфис — российский аналог Microsoft Office с облачными возможностями, а серверы Selectel дают доступ к специализированному ПО.
• Системы видеоконференций. Для организации онлайн-занятий, вебинаров удобны VK Teams, Webinar.ru. Они позволяют проводить уроки, не арендуя серверные мощности.
• 1С в облаке. Для бухгалтерского учета, управления документооборотом подходит 1С:Фреш. Это избавляет от установки локальных серверов, оплаты лицензий, обновлений.

Использование этих решений помогает не только сократить затраты, но и повысить удобство работы.

Примеры успешной экономии с облачными решениями

Практический опыт показывает, что переход на облачные технологии позволяет учебным центрам сократить затраты на IT-инфраструктуру на 30–50%.

• Учебный центр в Москве отказался от локального сервера, переведя систему управления обучением в облако. Экономия на оборудовании, лицензиях, обновлениях составила 120 000 рублей в год.
• Онлайн-школа в Санкт-Петербурге заменила Office на облачный МойОфис, что позволило сократить затраты на ПО на 35%.
• Центр дополнительного образования в Казани внедрил Мегаплан, отказавшись от локального решения, снизив расходы на IT-персонал на 40%.
• Школа бухгалтерского учета выбрала аренду 1С в облаке, что позволило уменьшить стартовые вложения на 50%, исключив расходы на покупку серверов, лицензий, поддержку.

Такие примеры доказывают эффективность использования SaaS технологий в образовательных организациях.

Как выбрать облачные решения и не переплатить

Перед переходом на облачные технологии учебному центру необходимо проанализировать потребности, рассчитать возможную экономию, выбрать оптимальный набор сервисов.

• Постановка задач. Какие процессы нужно автоматизировать: CRM, бухгалтерия, онлайн-обучение, управление персоналом.
• Оценка тарифов. Важно учитывать не только стоимость подписки, но и лимиты по пользователям, хранилищу, функционалу.
• Проверка совместимости. Облачные решения должны интегрироваться с текущими инструментами, включая 1С, мессенджеры, почтовые сервисы.
• Безопасность данных. Хранение информации должно соответствовать ФЗ-152 о персональных данных.

Правильный выбор облачного провайдера позволит минимизировать затраты и повысить эффективность работы.

Вопросы и ответы